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Los registros auxiliares en la contabilidad



En la mayoría de los casos, si se le pide al contable de una empresa que explique la composición de los saldos de las diferentes cuentas que forman el Balance de Sumas y Saldos, únicamente dejando que consulte los mayores, difícilmente podrá definir la composición de la mayoría de las cuentas. Es por ello que el gran amigo de cualquier contable va a ser el conjunto de registros auxiliares en los que detallar de forma explicativa e intuitiva el contenido de las subcuentas.

A excepción de que el programa de contabilidad sea usado también como programa de gestión, lo más conveniente será el uso de registros auxiliares para aquellas cuentas o elementos patrimoniales de los que sea conveniente llevar un control específico. Vamos a explicarlo con un ejemplo:

La Sociedad Anónima Municipal ZYX adjudica varias obras de urbanización de vías públicas, el IVA de las certificaciones que vaya recibiendo deberán tener un trato de datos especial. Se debe tener en cuenta que el IVA por ejecución de obras devenga con la entrega del bien (es decir, en el momento en el que la obra se pone a disposición de ZYX) o bien con el pago de la certificación, lo que se produzca antes. He usado el ejemplo de una SAM para no entrar con el tema de la inversión del sujeto pasivo. Por tanto, ZYX llevará un juego de subcuentas de IVA no devengado y de IVA devengado y la reclasificación (que conllevará también la inclusión de la operación en el libro registro de IVA) deberá hacerse en función del pago o del fin de obra. El proceder correcto para no ir a ciegas ni quedarnos con cara de póker cuando el auditor nos pregunte la composición del saldo de las subcuentas será llevar un registro extracontable en el que ir haciendo el seguimiento del IVA. Por ejemplo, una tabla con los siguientes encabezados:

Fecha Factura; Base Imponible; Cuota; Cuota no devengada; Cuota devengada; Fecha pago; Fecha fin de obra

Los totales de las columnas cuota no devengada y cuota devengada deberían servir para conciliar los saldos de las respectivas subcuentas en un momento determinado.

Hay infinidad de registros auxiliares, y dependerán en gran medida del tipo de sociedad y especialmente de la necesidad del responsable o responsables de la contabilidad de la empresa. De la misma forma los registros podrán ser desde simples excel’s, programas a medida, complementos al programa de contabilidad, de consulta y gestión únicamente física u online. Serán igual de válidos para autónomos en régimen de estimación directa normal. Ejemplos típicos podrían ser:

-A nivel fiscal: registro de retenciones de profesionales y trabajadores, de IVA no devengado, de ajustes extracontables al Impuesto de Sociedades.

-A nivel patrimonial: como ampliación al libro de inmovilizado, de dividendos repartidos, etc.
-Otros tipos de registros: de control de las periodificaciones llevadas a cabo, de fianzas constituidas o recibidas.

El profesor Jesús Omeñaca propone una clasificación para este tipo de registros:

-Auxiliares preparativos

-Auxiliares de desglose

-Registros

Recuerde, no obstante, que los registros serán un instrumento de ayuda, por tanto siempre deberemos ver que en el norte se encuentra la contabilidad de la empresa.

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